В настоящее время в связи с развитием экономики многие компании, особенно активно работающие с контрагентами, все больше сталкиваются с проблемами чрезмерного документооборота. Для компаний перед началом года требуется составление бюджета на следующий год, затем в течение года заключение десятков и даже сотен договоров, работа по ним с контрагентами и, как следствие, оплата поставленных товаров, выполненных работ и оказанных услуг по выставленным счетам, оплата заявок. Этот процесс зачастую практически непрерывный и с каждым годом занимает все больше времени. Процесс также требует точности, ведь речь идет о деньгах, зачастую очень больших. А еще менеджерам необходимо согласовывать расходы, т.е. бегать по кабинетам начальников, отвлекая их от более важных дел, да и самим менеджерам приходится тратить много драгоценного времени.

Голова идет кругом. Поэтому совсем неслучайно, что в компаниях возникают ситуации, когда в результате большого количества договоров, одновременно выставленных счетов возникает неразбериха, а затем, как следствие, ошибки в отчетности, неправильная оплата, потери, дополнительные затраты, причем не только временные. Кроме того, нарастание объема работ обычно ведет к росту штатной численности, а, следовательно, опять же компания сталкивается с дополнительными затратами. В конечном счете почти каждому руководителю становится очевидно, что требуется грамотная организация, которая бы включала в себя значительное упрощение работы с договорами, заявками, более четкое и правильное распределение расходов и контроль за остатком денежных средств по статьям бюджета. Да вот решиться на модернизацию не всегда бывает просто, ведь для многих модернизация – это вообще что-то глобальное.

На самом деле, ничего «глобального» тут нет. Сейчас разработано очень хорошее программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать процесс работы с договорами с возможностью раздельного учета по центрам финансового учета и статьям бюджета. Такое программное обеспечение не просто многофункционально само по себе, а еще и может быть полностью встроено в электронный документооборот организации, совместно работать с другими программами и системами, позволяет связывать документы друг с другом, в частности, заявки с договорами, отслеживает расходование средств, учитывает расходы в разрезе статей бюджета и, что самое главное, позволяет проводить электронное согласование заявок на оплату, экономя огромное количество времени как у руководителей, так и простых менеджеров.

Пример такой программы — автоматизированная система управления бизнес-процессами и электронными документами ESCOM.BPM. Это одна из самых лучших отечественная программ, которая основывается на технологиях docflow и workflow и соответствует основным мировым стандартам (BPMI , MoReq, WfMC, OMG). Это программное обеспечение имеет удобный и понятный графический интерфейс, его легко освоить, с ним удобно работать. Программа является универсальной и предназначена для автоматизации процессов управления электронным документооборотом в организации, а так же для контроля выполнения различного рода поручений как в небольших, так и в очень крупных организациях.

Какие же основные функции выполняет данная программа? Во-первых, с помощью программы в компании полностью автоматизируется процесс бюджетирования в системе документооборота. Модуль «Бюджетирование» позволяет сделать полностью автоматическим процесс учёта заявок на оплату и автоматизирует контроль лимитов по расходным статьям бюджета. Он полностью совместим с такими системами бюджетирования, как «1С: Предприятие 8.хх». Кроме процедур электронного согласования, утверждения, регистрации и исполнения заявок на оплату, в программе заложены все необходимые в работе справочники, предусмотрена возможность ведения специального журнала, предназначенного для отображения имеющихся в базе данных карточек заявок на оплату, а также формирования отчета по данным заявкам.

Во-вторых, программа позволяет вести автоматизированный учет и регистрацию договоров в системе документооборота. В системе содержится специализированный процесс, предназначенный для работы с договорами в автоматическом режиме. Этот процесс включает в себя такие процедуры, как регистрация договоров и их учет и согласование в электронном виде, контроль исполнения договоров и последующее архивное хранение данных документов, формирование цепочек различной сопроводительной документации. Кроме того, программное обеспечение позволяет вести автоматизированный учёт как расходных, так и доходных договоров. На нее также могут быть возложены задачи проведения электронного согласования договоров.

Электронное согласование заявок на оплату и их учет – еще одна важнейшая функция программы. В системе, кроме обычных процессов электронного документооборота, заложены специальные функции, обеспечивающие работу с различными видами документации в полностью автоматизированном режиме. Процессы объединены в раздел «Управление офисом», к которому относится комплексная автоматизация учета и электронное согласование заявок на оплату. Заложенные функции обеспечивают решение таких задач, как работу с атрибутными карточками заявок на оплату, реализацию согласования заявки в электронном виде, составление журналов заявок и учёт статусов данных заявок, контроль лимитов по статьям и рассылка сообщений участникам процесса. Заявки на оплату в программе могут быть как связаны с договорами, так и использоваться самостоятельно. Однако в любом случае система обеспечивает учёт расходов в разрезе статей бюджетов. Также существует возможность интеграции с системой «1С: Предприятие».

В заключении следует подчеркнуть, что с такой программой реально быстро и грамотно организовать процесс бюджетирования в любой компании, процесс работы с договорами, согласования документов и согласования оплаты заявок, а, следовательно, значительно сэкономить расходы.